Tendências de Transformação Digital

Descubra por que o Dokmee se destaca com implantação em nuvem/local, OCR com inteligência artificial, fluxos de trabalho flexíveis, segurança avançada e integrações perfeitas, além de conhecer as principais alternativas.

Confiar o conteúdo da sua organização ao melhor sistema de gestão de conteúdo empresarial é fundamental.

Muitas empresas recorrem ao Dokmee pela sua solução escalável e modular, mas entendemos se você ainda tiver dúvidas.

Deixamos aqui uma lista de 5 alternativas populares ao Dokmee para garantir que você escolha a ferramenta perfeita para você e para o seu negócio.

O que é o Dokmee?

Dokmee é uma plataforma DMS e ECM com gestão documental e governança de conteúdo em nível corporativo, criada para otimizar o acesso à informação, a automação de fluxos de trabalho e a conformidade regulatória em toda a sua organização.

Graças ao seu design modular, o Dokmee pode evoluir com a sua empresa à medida que ela cresce, desde o nível start-up até o nível corporativo.

Como você pode adicionar os módulos que precisa (ECM, captura de documentos, formulários eletrônicos, etc.), o Dokmee atende às necessidades de empresas de todos os portes, desde PMEs até grandes corporações.

O Dokmee é uma solução escalável, flexível e de fácil utilização, que oferece armazenamento centralizado de arquivos, eliminando processos em papel e silos digitais desorganizados.

Ele também garante personalização total, permitindo que você adapte o DMS ou ECM às suas necessidades exatas. Por exemplo, é possível configurar a ferramenta em praticamente qualquer idioma, criar quantos gabinetes e etiquetas precisar. Além disso, seus fluxos de trabalho são totalmente personalizáveis, incluindo fluxos condicionais para controlar contratos de funcionários, vencimentos, etc.

Algumas funcionalidades incluem:

• Indexação avançada e marcação de metadados

• Pesquisa em texto completo e OCR

• Automação de fluxos baseada em regras

• Trilhas de auditoria e controle de versões

• Acesso seguro baseado em funções

• Opções de implantação em nuvem, local ou híbrida

Graças às medidas de segurança do Dokmee, ele também ajuda a manter conformidade com normas específicas do setor, como HIPAA, GDPR ou SOX.

Essa ferramenta pode ser usada para processamento de faturas, gestão de arquivos de RH, registros legais ou documentação de saúde, entre outros, servindo como um hub centralizado para governança da informação e automação de processos de negócios.

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Para quem é o Dokmee?

O Dokmee é ideal para uma ampla gama de indústrias e casos de uso.

Alguns exemplos:

• Provedores de saúde que gerenciam registros de pacientes em repositórios compatíveis com HIPAA.

• Escritórios de advocacia que precisam de contratos legais, processos judiciais e correspondência com clientes com trilhas completas de auditoria.

• Empresas de construção que armazenam plantas de projetos, licenças e documentos de conformidade.

• Órgãos governamentais com cronogramas rígidos de retenção e fluxos de aprovação complexos.

• Departamentos financeiros que processam faturas de fornecedores, pedidos de compra e registros financeiros com fluxos de trabalho seguros e automatizados.

• Fabricantes que organizam desenhos técnicos, SOPs, registros de controle de qualidade e certificações de equipamentos, mantendo conformidade ISO e específica do setor em todos os departamentos.

Com suporte a fluxos de trabalho complexos, indexação personalizável e interfaces multilíngues, o Dokmee é especialmente adequado para organizações de médio a grande porte que precisam de uma solução de gestão documental que cresça junto com elas.

Graças às opções de implantação flexíveis, ele também se adapta bem a empresas com equipes presenciais ou remotas.

DMS vs ECM

Escolher se você precisa de um DMS ou de um ECM é o primeiro passo e isso vai definir o fluxo documental e a eficiência da sua empresa.

Um DMS (sistema de gestão documental) é um software que armazena e organiza documentos de forma segura em gabinetes digitais.

As soluções de DMS permitem gerenciar controle de versões, aplicar permissões de acesso, classificar documentos com metadados e configurar fluxos para automatizar processos de aprovação e revisão.

Enquanto um DMS oferece recursos essenciais para armazenamento e gerenciamento de documentos, ele pode não ter as funcionalidades avançadas exigidas em ambientes corporativos. Se você tem uma empresa maior que precisa de colaboração total entre departamentos, talvez se beneficie mais de um ECM.

Um ECM (gestão de conteúdo empresarial) abrange um conjunto mais amplo de estratégias, ferramentas e sistemas que administram todo o ciclo de vida do conteúdo da sua organização.

Em outras palavras: enquanto o DMS apenas armazena documentos, o ECM captura todo tipo de conteúdo (em vários formatos), armazena e arquiva quando necessário.

As plataformas ECM incluem captura de documentos, colaboração, automação de fluxos, conformidade regulatória e arquivamento de longo prazo em múltiplos departamentos e sistemas.

ECM suporta processos mais complexos e geralmente é utilizado por grandes empresas que precisam de governança rígida em todas as equipes.

Aspecto	DMS (Sistema de Gestão Documental)	ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial)
Função	Armazenamento, recuperação e organização digital de documentos	Gestão completa de todos os tipos de conteúdo e processos
Tipos de conteúdo	Documentos, PDFs, arquivos digitalizados	Documentos, imagens, e-mails, formulários, vídeos, conteúdo web
Gestão do ciclo de vida	Básica (armazenar, recuperar, excluir)	Completa (criação, arquivamento e conformidade)
Automação de fluxos	Disponível, mas limitada	Funcionalidade central, geralmente low-code ou no-code
Escalabilidade	Ideal para pequenas e médias empresas	Projetado para grandes organizações com necessidades complexas
Integrações	Apps do Office, armazenamento em nuvem	Integrações profundas com ERP, CRM, RH e outras ferramentas corporativas
Opções de implantação	Nuvem ou local	Nuvem, local ou híbrido
Melhor para	Gestão de arquivos a nível de departamento ou equipe	Gestão do ciclo completo de conteúdo a nível corporativo

Funcionalidades do Dokmee

Como já mencionamos, o Dokmee oferece muitos recursos tanto em suas soluções DMS quanto ECM.

O que diferencia essa ferramenta das demais é a sua flexibilidade de personalização. Essencialmente, a plataforma pode ser o que você quiser que seja.

Você pode decidir incluir ou não funcionalidades de ECM, criar fluxos de trabalho totalmente personalizados (em vez de usar modelos prontos), ajustar permissões e funções de forma 100% customizável, bem como etiquetas de metadados e indexação.

Algumas das funções mais importantes incluem as seguintes:

Dokmee ECM vs DMS

Se o DMS do Dokmee não for suficiente, você pode optar pela plataforma ECM.

O Dokmee DMS é mais adequado para empresas que precisam de uma ferramenta confiável para capturar, armazenar, organizar e recuperar documentos.

Por ser uma solução mais básica, é ideal para organizações pequenas a médias ou departamentos específicos como RH, finanças ou jurídico.

Por outro lado, o Dokmee ECM é uma solução mais completa que permite gerenciar todo o ciclo de vida do conteúdo da empresa.

Ele oferece automação avançada de fluxos, rastreamento de conformidade, auditoria de usuários e integração com plataformas de terceiros como ERP, CRM e servidores de e-mail.

O ECM é melhor para organizações com processos de negócios complexos, múltiplos departamentos e exigências regulatórias rígidas.

Função / Capacidade	Dokmee DMS	Dokmee ECM
Foco principal	Armazenamento seguro e acesso a documentos	Gestão completa de conteúdo e processos
Mais indicado para	PMEs, departamentos, unidades únicas	Grandes empresas, ambientes multinível
Busca e indexação	Campos personalizados, metadados, texto completo	Indexação avançada, OCR, busca federada
Automação de fluxos	Encaminhamento básico	Fluxos complexos com condições e aprovações
Conformidade e auditoria	Permissões, versionamento	Retenção legal, políticas de retenção, trilhas de auditoria
Integrações	Office, e-mail	ERP, CRM, APIs customizadas
Implantação	Nuvem e local	Nuvem, local e híbrido

Indexação e capacidades avançadas de busca

O Dokmee possui um motor de indexação avançado que permite marcar e classificar facilmente os documentos com campos de metadados personalizáveis.

Você pode adicionar etiquetas como nome de cliente, número de fatura, localização, projetos, tipo de documento, etc. — as possibilidades são praticamente ilimitadas.

Além disso, o Dokmee suporta pesquisa em texto completo, permitindo filtrar e encontrar conteúdo em PDFs digitalizados, documentos do Word, e-mails e muito mais.

Com a IA do Dokmee, é possível usar a autoindexação, que atribui automaticamente etiquetas de metadados, ou aplicar OCR para capturar texto de documentos digitalizados.

Automação de fluxos de trabalho

O Dokmee se destaca pelo seu motor de fluxos de trabalho altamente personalizável, disponível em duas interfaces diferentes:

• Para usuários não técnicos: o designer de fluxos drag-and-drop (arrastar e soltar). Uma ferramenta intuitiva que permite configurar cadeias de aprovação, regras de encaminhamento e notificações, tudo sem código.

• Para usuários técnicos: é possível criar fluxos de trabalho mais complexos usando scripts, integrações via API ou até solicitar ao suporte da Dokmee que crie para você.

Essa flexibilidade torna o Dokmee altamente adaptável em setores como jurídico, saúde, educação e governo.

Captura de Documentos (Dokmee Capture)

Dokmee Capture é um produto separado, projetado para lidar com digitalização e indexação em grandes volumes.

Ele oferece:

• Digitalização em lote a partir de múltiplas fontes de entrada (MFPs, scanners de mesa).

• OCR zonal, leitura de código de barras e reconhecimento de formulários.

• Separação automática de documentos por código de barras, número de páginas ou páginas em branco.

• Integração com Dokmee DMS ou ECM para importação e categorização contínuas.

Essa ferramenta é especialmente útil para departamentos ou bureaus de serviços que precisam processar grandes quantidades de documentos digitalizados com controle de qualidade e automação.

Trilhas de auditoria

O Dokmee registra cada ação realizada dentro da plataforma, com nome de usuário, data/hora e tipo de atividade.

As ações registradas incluem: criação, acesso, modificação, compartilhamento ou exclusão de arquivos.

Essas trilhas fornecem total visibilidade e rastreabilidade, essenciais para responsabilidade interna, auditorias de segurança e conformidade regulatória (HIPAA, GDPR, SOX).

O log de auditoria não pode ser alterado ou excluído, garantindo a integridade das informações.

Administradores podem gerar relatórios sob demanda, filtrar por usuário ou documento e exportar os registros para auditorias externas.

Este recurso é especialmente valioso em setores regulados como saúde, finanças e governo, onde governança e transparência são inegociáveis.

Funções e permissões personalizadas

No Dokmee, a personalização é total, inclusive no controle de acesso baseado em funções.

Os administradores podem criar papéis de usuário customizados e definir permissões detalhadas por pasta, tipo de documento ou ação em fluxo de trabalho.

As permissões podem ser atribuídas a nível de usuário ou grupo e incluem: visualização, edição, exclusão, download, compartilhamento ou até aplicação de marca d’água personalizada.

Exemplo: um funcionário de RH pode ter acesso total a documentos de integração, mas apenas leitura em registros de folha de pagamento; enquanto auditores externos podem receber apenas acesso de leitura a pastas específicas.

Além disso, funções e permissões podem ser ajustadas dinamicamente para acompanhar o crescimento da empresa, mudanças de equipe ou acessos temporários em projetos.

5 Alternativas ao Dokmee

Agora que já vimos as principais funcionalidades do Dokmee, podemos analisar 5 alternativas para garantir que você encontre a opção mais adequada para a sua organização.

DocuShare

⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4/5 | Capterra 4.3/5

Funcionalidades

Funcionalidade	DocuShare
Opções de implantação	Nuvem (DocuShare Flex), Local (DocuShare)
Captura de documentos	Digitalização integrada, conectores MFP, importação em lote
Automação de fluxos	Encaminhamento baseado em regras, gatilhos de metadados, automação de processos de negócios
Recursos de IA	Classificação inteligente de documentos, marcação de metadados
Conformidade	HIPAA, GDPR, padrões ISO
Integrações	Microsoft 365, SharePoint, sistemas ERP, eForms
Colaboração	Pastas compartilhadas, controle de versões, controle de acesso
Busca	Pesquisa em texto completo, filtros de metadados, OCR
Indústrias alvo	Governo, Educação, Saúde, Serviços financeiros

O que é o DocuShare?

DocuShare é a solução ECM da Xerox. Oferece recursos para digitalizar, armazenar, gerenciar e automatizar o conteúdo corporativo.

Dentre suas funções:

• Captura de documentos

• Classificação assistida por IA

• Automação de fluxos

Pode ser implementado tanto em nuvem (DocuShare Flex) quanto localmente.

É especialmente útil para organizações com grandes volumes de digitalização, já que se integra nativamente às impressoras multifuncionais da Xerox.

Para quem é indicado?

Agências governamentais, escolas, universidades, hospitais e empresas financeiras que lidam com alto volume de papel ou exigem controles de conformidade rigorosos.

Como se diferencia do Dokmee?

• DocuShare é forte na captura documental e integração com impressoras.

• Dokmee oferece mais flexibilidade na implantação (nuvem ou local sem depender do papel), interface mais moderna e módulos personalizáveis.

• O Dokmee também conta com indexação avançada por IA e fluxos tanto no-code quanto avançados para equipes de TI.

👉 Resultado: Dokmee tende a ser mais simples e escalável.

Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Funcionalidades

Funcionalidade	Laserfiche
Opções de implantação	Nuvem (Laserfiche Cloud), Local
Automação de fluxos	Designer low-code/no-code, modelagem de processos
Recursos de IA	Captura inteligente de metadados, classificação de documentos, reconhecimento de padrões
Busca	Baseada em metadados, texto completo e busca federada
Conformidade	DoD 5015.2, HIPAA, FERPA, FINRA, GDPR e outros
Integrações	Microsoft 365, Salesforce, SAP, DocuSign, e-mail
Colaboração	Pastas compartilhadas, versionamento, controle de acesso em equipe
Segurança e auditoria	Permissões baseadas em papéis, trilhas de auditoria, assinaturas digitais
Indústrias alvo	Governo, Finanças, Educação, Saúde, Energia

O que é o Laserfiche?

Laserfiche é uma das primeiras plataformas de ECM e automação de processos empresariais.

Assim como o Dokmee, pode ser implementado em nuvem ou localmente e possui designer de fluxos de trabalho com arrastar e soltar.

Também inclui ferramentas para formulários eletrônicos, gestão de casos e análise de dados.

Destaque: forte em captura documental e automação de processos, mas com curva de aprendizado íngreme e a versão em nuvem ainda carece de melhorias.

Para quem é indicado?

Mais adequado para organizações que atuam on-premise, como órgãos governamentais, universidades, instituições financeiras e hospitais.

Como se diferencia do Dokmee?

• Laserfiche é muito focado em automação low-code em larga escala.

• Dokmee é mais simples de usar, com interface intuitiva, indexação por IA e opções de fluxos no-code ou customizados.

• Dokmee separa interfaces para usuários básicos e administradores, facilitando o uso em empresas em crescimento.

• Em termos de preço, Laserfiche costuma ser mais caro.

👉 Resultado: Dokmee é mais acessível, flexível e rápido de implementar.

DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.3/5 | Capterra 4.6/5

Funcionalidades

Funcionalidade	DocuWare
Opções de implantação	Nuvem (SaaS), Local
Armazenamento de documentos	Baseado em pastas com marcação por metadados
Automação de fluxos	Designer integrado com roteamento de aprovações
Captura e indexação	Indexação inteligente, leitura de código de barras, OCR
Conformidade	GDPR, HIPAA, SOC 2, trilhas de auditoria, controle de versões
Busca	Pesquisa em texto completo e por índice
Integrações	Microsoft 365, SAP, Salesforce, QuickBooks, e-mail
Segurança	Acesso criptografado, SSO, permissões baseadas em funções
Indústrias alvo	Finanças, RH, Saúde, Manufatura, Setor público

O que é o DocuWare?

DocuWare é uma das soluções DMS/ECM mais populares atualmente.

Se destaca em automação de fluxos de trabalho e captura documental, mas também oferece armazenamento centralizado, controle de versões, indexação e aprovações automatizadas.

Integra-se facilmente com Microsoft 365, SAP e Salesforce.

⚠️ Porém, a personalização é limitada e, para grandes empresas, pode faltar robustez em alguns recursos de ECM.

Para quem é indicado?

Ótimo para PMEs, especialmente em setores como finanças, saúde, RH e manufatura.

Como se diferencia do Dokmee?

• DocuWare pode ser mais complexo, caro e exigir mais configuração inicial.

• Dokmee é mais fácil de usar, mais rápido de implementar e com fluxos altamente personalizáveis.

• Dokmee oferece interfaces diferentes para usuários comuns e administradores, reduzindo curva de aprendizado.

👉 Resultado: Dokmee é mais acessível e flexível para equipes sem grandes departamentos de TI.

DocStar

⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 3.8/5 | Capterra 4/5

Funcionalidades

Funcionalidade	DocStar
Opções de implantação	Nuvem (AWS), Local
Captura documental	Captura inteligente, OCR, leitura de código de barras
Automação de fluxos	Designer visual com roteamento de formulários
Busca	Indexação por metadados, pesquisa em texto completo
Conformidade e segurança	HIPAA, SEC, FINRA, GDPR, auditorias, permissões de usuário
Integrações	Epicor ERP, Microsoft 365, QuickBooks, Sage, Salesforce
Colaboração	Controle de versões, check-in/check-out, notificações
Acesso móvel	Web e app móvel
Indústrias alvo	Manufatura, Educação, Saúde, Governo local, Finanças

O que é o DocStar?

DocStar é uma solução ECM projetada para capturar, organizar e reter conteúdo em múltiplos departamentos.

Adquirida pela Epicor, se destaca por sua forte integração com ERP (Epicor ERP, Microsoft 365, Salesforce, etc.).

Suas funções mais conhecidas são: captura inteligente, formulários eletrônicos, automação de fluxos, auditoria e controles granulares de acesso.

Para quem é indicado?

Empresas grandes, principalmente em manufatura, finanças e governo, que precisam de integração ERP e conformidade regulatória.

Como se diferencia do Dokmee?

• DocStar foca em integração com ERP e automação administrativa, mas exige alto investimento inicial e configuração complexa.

• Dokmee é mais leve, intuitivo, rápido de implantar e com fluxos flexíveis (sem precisar de ERP).

• Dokmee oferece indexação por IA, interfaces separadas para perfis técnicos e básicos, além de automação baseada em regras sem custo elevado.

👉 Resultado: Dokmee é mais acessível e adaptável a diferentes setores.

M-Files

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5

Funcionalidades

Funcionalidade	M-Files
Opções de implantação	Nuvem, Local, Híbrido
Estrutura única	“Vaults” baseados em metadados: organizam pelo que o documento é, não onde está
Automação e fluxos	Workflows com IA, classificação automática, roteamento por regras
Controle de versões	Forte versionamento e rastreamento de alterações
Busca	Pesquisa inteligente em múltiplos repositórios
Integrações	Microsoft 365, Teams, Salesforce, SharePoint, Google Workspace
Acesso remoto	Aplicativos móveis completos e acesso por navegador
Segurança e conformidade	Permissões detalhadas, trilhas de auditoria, GDPR, HIPAA, ISO
Casos ideais	Empresas com alto volume documental, equipes de conformidade, busca em vários repositórios

O que é o M-Files?

M-Files oferece uma abordagem diferente para DMS e ECM.

Em vez de pastas tradicionais, utiliza bóvedas baseadas em metadados: documentos são organizados pelo tipo (ex.: contrato, fatura, proposta), não pelo local de armazenamento.

Isso evita duplicações e facilita a busca, mas exige mudança de mentalidade e maior curva de aprendizado.

Além disso, traz automação com IA, controle de versões, workflows e colaboração segura.

Para quem é indicado?

Empresas de setores como jurídico, arquitetura, engenharia, finanças e ciências da vida, que lidam com grandes volumes de dados estruturados e não estruturados em múltiplos repositórios.

Como se diferencia do Dokmee?

• M-Files exige adaptação a um modelo 100% baseado em metadados e maior configuração inicial.

• Dokmee mantém estrutura tradicional de pastas (com metadados opcionais), mais simples de adotar.

• O Dokmee combina indexação por IA, roteamento flexível, fluxos no-code e ferramentas fortes de conformidade.

👉 Resultado: M-Files é poderoso, mas o Dokmee é mais fácil, acessível e escalável.

Qual você deve escolher?

Na verdade, não existe uma resposta única.

O Dokmee é a melhor solução para equipes que precisam de implantação flexível e simples, indexação com IA, fluxos de trabalho personalizáveis e um DMS/ECM altamente escalável.

Por outro lado, os concorrentes também têm seus pontos fortes: integração profunda com ERP, busca baseada em metadados ou recursos específicos de conformidade por setor.

Se você comparar Dokmee vs. DocuWare, Laserfiche, M-Files ou DocuShare, verá que o Dokmee geralmente oferece:

• experiência de onboarding mais rápida,

• automação de fluxos mais ágil,

• interface mais amigável,

➡️ tudo isso sem abrir mão da conformidade em nível corporativo.

Se você está pronto para experimentar o Dokmee agora, entre em contato conosco e solicite uma demonstração gratuita.

Perguntas Frequentes

O Dokmee é compatível com HIPAA?

Sim. O Dokmee está em conformidade com o HIPAA, atendendo aos padrões de segurança e privacidade necessários para gerenciar documentos sensíveis da área da saúde.

Qual a diferença entre Dokmee DMS e Dokmee ECM?

• Dokmee DMS → foco na gestão documental: armazenar, organizar e recuperar arquivos.

• Dokmee ECM → solução mais avançada, com recursos adicionais de automação de fluxos, colaboração e gestão de conteúdo em nível corporativo.

O Dokmee oferece OCR e captura de documentos com IA?

Sim. O Dokmee inclui OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), convertendo documentos digitalizados em texto pesquisável.

Também possui captura de documentos com IA, que ajuda a automatizar a extração de dados e melhorar a indexação.